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중요한 일 vs 급한 일 어떤 일이 우선인가요?

글, 조이

Photo by David Travis on Unsplash

📢 코너 소개: 이 코너는 구독자분들이 보내주신 사연을 바탕으로 만들었어요. 면접에서 들어본 어려운 질문, 난감한 질문에 대해 필진 조이 님이 해설과 가이드를 알려드립니다. 

이 질문, 의도가 뭔가요?

업무를 진행하다 보면 중요한 일과 급한 일이 동시다발적으로 발생하곤 합니다. 두 일 모두 놓쳐서는 안 되는 일인데, 어떤 일을 먼저 하겠다고 답변하는 게 좋을까요?

팀원으로서 어떻게 일하는지 물어보는 질문이에요

업무처리 방식은 개인의 업무 성과와 직결될 뿐 아니라, 팀원으로서 다른 멤버와 시너지 또는 갈등을 유발하는 주요 원인이에요. 

면접관은 원활한 커뮤니케이션을 통해 무엇이 중요하고 급한지 이해하고, 우선순위에 맞게 업무를 처리하는 역량을 가진 지원자를 선호합니다. 

의사소통 능력은 지원자의 발전을 위해서도 중요하지만, 팀 내 갈등 리스크를 줄이고 싶은 회사 입장에서도 중요하거든요. 

이분법적인 답변은 피하세요

면접관은 지원자의 업무처리 역량과 함께 팀원들과 협업 능력을 가늠하기 위해 이런 질문을 한 거랍니다. 그래서 ‘급한 일’ 혹은 ‘중요한 일’과 같이 이분법적으로 답변하는 것을 피하는 게 좋아요.

대신, 업무에 대한 이해를 바탕으로 답변하도록 해보세요. 관련 경험을 사례로 덧붙인다면 더욱 신뢰감을 높일 수 있어요. 

개인 업무와 팀 업무를 구분해보세요

개인이 담당하는 업무 대부분은 업무 범위와 기한이 정해져 있습니다. 그래서 우선순위를 정하는 것이 중요합니다. 

급하고 중요한 업무부터 처리하고, 장기 프로젝트와 같이 중요하지만 긴급하지 않은 업무는 실행계획을 세워 진행할 수 있어요. 

게시판 답변 혹은 영수증 처리 등과 같이 급하지만, 중요도가 떨어지는 업무는 몰아서 처리하거나 틈새 시간을 활용하면 효율적으로 시간을 관리할 수 있고요. 

팀 프로젝트 업무는 협업이 필요해요

반면 팀 프로젝트 업무는 여러 부서의 협업이 필요하고 변동성이 큰 편이에요. 회의에 참석해야 하는 경우도 많고요.

프로젝트를 순조롭게 진행하기 위해서는 내게 할당된 업무의 중요도나 순서를 탄력적으로 처리해야 돼요. 이 과정에서 개인 업무와 팀 프로젝트 업무가 충돌하며 갈등이 발생하기도 합니다.

명확한 커뮤니케이션이 중요해요

모두 중요하고 급한 일인데, 어떻게 처리하는 것이 좋을까요? 이때 필요한 것이 바로 커뮤니케이션 능력이에요. 

업무의 중요도나 순서를 혼자 정하기 어렵다면, 관련 부서나 팀원, 팀장님에게 상황을 공유하고 조언을 구해보세요. 

다른 사람의 조언을 들으면 더 넓은 시각으로 업무 중요도를 판단하고 순서를 조율할 수 있을 거예요. 한 사람에게 중요하고 급한 일이 몰렸을 경우, 업무 분장을 요청할 수도 있고요. 

자신이 진행하고 있는 업무를 팀원들과 공유하고, 지속적으로 커뮤니케이션하는 것. 일잘러가 되는 필수 능력이랍니다.

이렇게 대답해볼 수 있어요

“중요한 일과 급한 일은 업무의 성격에 맞춰 탄력적으로 진행해야 한다고 생각합니다. 

저는 OO에서 프로젝트 매니저로 근무하며 약 16개의 프로젝트를 기획, 운영해 왔습니다. 신규 브랜드 론칭이 주 업무였으며, 30여 곳의 대내외 파트너들과 긴밀하게 소통하며 론칭의 모든 과정을 이끌어 본 경험이 있습니다. 

이 과정에서 업무의 우선순위를 정하기 위해 개인 업무와 팀원으로서의 업무를 구분했습니다. 

개인 업무는 중요하고 긴급한 일부터 처리하고, 시간적 여유가 있는 장기 프로젝트의 경우는 디테일한 실행 계획을 세워 진행했습니다. 

고객 문의 응대와 같이 비교적 단순한 업무는 틈새 시간을 활용해 업무 효율을 높이려고 노력했습니다. 

팀 업무의 우선순위를 정할 때 가장 중요한 것은 팀장, 팀원들과 소통이라 생각합니다. 

여러 업무가 동시다발적으로 진행되는 팀 프로젝트의 경우, 적극적인 커뮤니케이션을 통해 중요한 일과 급한 일의 우선순위를 조정해 갔습니다. 

앞으로도 저의 강점인 커뮤니케이션 역량을 발휘해 업무의 중요도와 우선순위를 유연하게 조율해 가며 프로젝트의 성공에 기여하고 싶습니다”

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